Consejos para realizar un buen inventario al momento de arrendar

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En el proceso de arrendar una propiedad es de gran importancia hacer un inventario, en la mayoría de los casos este no se realiza y muchas personas no conocen la importancia de contar con este documento. 

El inventario por lo general se encuentra anexado al contrato de arrendamiento, y se centra en especificar cada detalle del inmueble y en qué estado se encuentra. Generalmente, este se diligencia de manera escrita por las dos partes. 

Es muy común que en Colombia no se diligencie e incluso no se realice el inventario correspondiente al entregar un inmueble en arriendo, ya que este proceso a mano suele ser poco ágil, pero evitarlo puede traer conflictos personales, económicos y legales.

Aspectos importantes para realizar un inventario

El inventario evalúa todos los aspectos del inmueble, y es fundamental ser transparente reflejando la realidad de la propiedad a la hora de elaborarlo. Las dos partes involucradas deben revisar y aprobar todo lo pactado en el documento.

Según la ley 820 del 2003, se debe hacer un registro del estado exacto en el que se entrega el inmueble, teniendo en cuenta todo lo que hace parte de la propiedad como los pisos, guarda-escobas, techos, paredes, etc.

“Entregar al arrendatario en la fecha convenida, o en el momento de la celebración del contrato, el inmueble dado en arrendamiento en buen estado de servicio, seguridad y sanidad y poner a su disposición los servicios, cosas o usos conexos y los adicionales convenidos.”

capítulo 3, artículo 9 Ley 820 del 2003

Un buen inventario es aquel que detalla el estado (Excelente, bueno, regular, malo) de cada uno de los elementos del inmueble, pero que además tiene un número importante de fotografías de la propiedad y comentarios.

Tipos de inventarios y momentos críticos

Al momento de arrendar existen varios momentos importantes en este proceso, como:

Captación del inmueble

En la captación del inmueble por parte de la inmobiliaria, si no se
hace un buen inventario
, el propietario no tiene ninguna garantía de como se le esta entregando el inmueble. En el momento que este requiera su inmueble de vuelta, se presentaran inconvenientes si la propiedad tiene un estado diferente al de la entrega inicial.

Entrega o colocación

Cuando la inmobiliaria o arrendador le entrega el inmueble al inquilino, si no se
cuenta con un registro del estado físico de la propiedad, cualquier daño que se
presente durante la tenencia, no podrá identificarse el responsable y si el elemento estaba dañado previo a la entrega.

Desocupación

En la desocupación del inmueble, se debe de tener en cuenta toda la información de
como se le entregó la propiedad al inquilino al momento del arrendamiento. Si no
hay soporte o evidencias, no hay manera de revisar si el arrendatario está
entregando la propiedad en buen estado o no, y cualquier daño o disputa, llevará a
conflictos legales y/o económicos.

Devolución del inmueble al propietario

Si no se ha llevado un control digital del estado físico del inmueble, cuando la inmobiliaria le este devolviendo la propiedad al dueño, este probablemente va a presentar inconformidades, ya que para él o ella, este es un activo de gran valor.

Hacer el inventario del estado físico de la propiedad en papel es probablemente el mayor error que pueden cometer los arrendadores. La pérdida del documento, mal diligenciamiento y dificultad de agregar fotos al documento, demuestran que hacer el inventario en papel es sumamente ineficiente.

La importancia de migrar hacia lo digital

Actualmente se pueden encontrar plantillas bases o formatos de guía para realizar inventarios que son usadas por la gran mayoría de inmobiliarias o arrendadores, el problema es que no son personalizadas para cada uno de los inmuebles. No debería ser así, porque cada uno tiene una estructura única, al ser genéricas las plantillas, muy pocas veces quedará diligenciado correctamente, presentando así un gasto de papel importante y con el riesgo de que la letra no quede totalmente legible. Al realizar un inventario a mano, el proceso de levantamiento de la información se vuelve muy complejo.

Estos problemas los soluciona Elyssa App, una nueva aplicación que ayuda a realizar un inventario para las necesidades de cada inmueble. Esta app tiene la posibilidad de registrar el inventario a la medida de tu inmueble, especificando cada punto de este, tomar fotografías ilimitadas y consultar el inventario en cualquier momento.

Llegan los inventarios digitales 

La era digital es el presente y el futuro, estos últimos años se ha visto como la mayoría de sectores han migrado al mundo web. La digitalización en las inmobiliarias es una realidad inmediata y la adquisición de las nuevas tecnologías entre más rápido se haga, será mucho mejor.

Las inmobiliarias que usen tecnología en sus procesos van a reemplazar a aquellas que no lo hagan. Para eso, cuando estas tengan que realizar los inventarios del estado físico de los inmuebles que alquilan, está Elyssa App, la nueva forma de realizar inventarios inmobiliarios.

Esta aplicación ayudará a reflejar exactamente el estado del inmueble agregando más detalles al inventario y realizar el proceso más ágil y eficiente, para evitar cualquier problema en el futuro. Cuenta con un sistema de seguridad de Microsoft Azure que se controla por medio de la nube, lo que da completa tranquilidad a los usuarios que ninguno de los inmuebles registrados sean modificados por terceros.

¿Como empezó esta aplicación?

Elyssa fue creada hacia mediados del 2019 en Cali por Diego Parra, su CEO, quien en ese entonces tenía un poco más de 7 años de experiencia en el sector inmobiliario como Gerente Comercial de D&L Inmobiliaria, una empresa de propiedad de su familia, donde pudo vivir este problema de los inventarios e impulsó la creación de una solución.

La primera fase de Elyssa se gestó en un programa del ministerio de las TIC, Apps.co, el cual sirvió para desarrollar un primer piloto y experimentar Elyssa en 3 inmobiliarias de la ciudad de Cali. Esta aplicación es una plataforma para gestionar el inventario del estado físico del inmueble para las inmobiliarias, fondos de inversión inmobiliaria, propietarios y agentes inmobiliarios independientes.

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Excelentes y novedosas funcionalidades  

Elyssa App apoya a propietarios, fondos de inversión, inmobiliarias y agentes inmobiliarios independientes en los momentos más críticos del ciclo de arrendamiento para que puedan realizar la captación del inmueble, entrega o colocación, novedades de reparaciones y desocupación, todo por medio de un App disponible en iOS, Android y panel web.

La app tiene las siguientes funciones:

1. Registro de inventarios 

Puedes crear diferentes inventarios para cada ciclo de arrendamiento como lo son: 

  • Inventario de captación (Propietario-Inmobiliaria)
  • Inventario de entrega (Inmobiliaria-Inquilino)
  • Actas de novedades de reparaciones
  • Inventario de desocupación (Inquilino-Inmobiliaria)

Las inmobiliarias, pueden hacer un inventario de captación del estado físico de los inmuebles que reciben de los propietarios, dejando un registro total y completo de como le están entregando este inmueble para así luego pasar a promocionarlo.

Una vez se vaya a realizar la entrega, Elyssa App le preguntará al usuario si quiere duplicar este primer inventario, y si decide duplicarlo, simplemente debe de revisar algunos detalles y en cuestión de pocos minutos le puede entregar el inmueble al inquilino.

Para los propietarios se ofrece el inventario de entrega al inquilino, novedades de reparaciones y desocupación del inmueble al final del contrato de arrendamiento.

2. Las fotos, la mejor evidencia 

Puedes tomar fotos ilimitadas de cada una de los ambientes del inmueble para que no se te escape ningún detalle, puedes tener el registro inicial a la hora de la entrega de la propiedad y revisarlo en cualquier momento desde cualquier dispositivo.

3. Personalización en cada ambiente 

En cada ambiente de la casa: sala, baños, cuartos, entre otros, podrás nombrar cada cosa y especificar el estado en el que se encuentran. Además agregar otra información que consideres importante como materiales.

4. Firma al instante 

Previo a la firma puedes repasar el inventario y modificarlo si es necesario, con una vista previa que te mostrará como quedará finalmente. De esta forma, podrás firmar digitalmente el documento que posteriormente llegará al correo electrónico y así en caso de que las dos partes no estén presentes se pueda dar el trámite de manera sencilla y confiable.

5. Guardado en PDF 

Una vez firmado el inventario por las dos partes, la aplicación guardará los registros de forma limpia, ordenada y segura. Puedes acceder al documento las veces que quieras y en el momento que desees desde un pc, celular o tablet.

Inventarios para inmuebles en arriendo

6. Cambios sin problema

Una de las mayores ventajas de hacer el proceso virtual, es que si se presenta cualquier novedad dentro del inmueble, por medio del panel web se pueden realizar notificaciones dentro del inventario, generando un acta de novedades en el documento inicial.

«Muchos son los beneficios de digitalizar este proceso: ahorro de tiempo, minimizar la posibilidad de conflictos legales ya que la información se levanta de forma clara y asequible, presentación profesional del reporte del inventario de captación, entrega o colocación, novedades de reparación y desocupación.

Además, permitimos adicionar fotografías a todos los elementos en el mismo inventario digital.«

Diego Parra, CEO ELYSSA APP

 

Comienza a utilizar Elyssa App

  1. Para empezar disfrutar de la aplicación, lo primero que debes hacer es descargarla de manera gratuita en tu teléfono móvil, se encuentra disponible tanto para iOS como para Android. Podrás crear una cuenta para realizar un inventario de prueba con un inmueble.
  2. Accede a uno de los diferentes planes que están disponibles para ti, cada uno de ellos depende de cuantos inmuebles activos tengas en el momento (un inmueble activo es aquel que tiene el inventario listo para la entrega, una vez hecho esto pasa a ser inactivo y no contará más para tu paquete mensual o anual).

Descarga la app gratis

Planes

Número de inmuebles Valor del plan
1 inmueble $30.000
10 inmuebles $160.000
100 inmuebles $1.200.000
150 inmuebles $1.700.000
250 inmuebles $2.600.000
1000 inmuebles $6.500.000

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Fuente: Elyssa App

Mateo Díaz Rodríguez
Mateo Díaz Rodríguez

Estudiante de Comunicación Social y Periodismo de la Universidad de La Sabana
24 años
Practicante de Marketing Digital de Fincaraiz.com.co

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